Certyfikaty KSeF, czyli elektroniczne środki uwierzytelnienia wystawcy faktur w Krajowym Systemie e-Faktur, stanowią kluczowy element nowoczesnego rozliczania podatków w Polsce. Pozwalają na potwierdzenie tożsamości podczas wystawiania e-faktur, zwłaszcza w trybie offline, oraz zapewniają bezpieczeństwo i ciągłość procesu fakturowania.
Czym są certyfikaty KSeF?
Certyfikat KSeF to jedna z metod uwierzytelniania w systemie e-Faktur, która wymagana jest m.in. do oznaczenia faktury kodem potwierdzającym tożsamość wystawcy w trybach szczególnych, takich jak offline czy awaria systemu. Elektroniczny certyfikat może być wydany zarówno osobom fizycznym, jak i podmiotom niebędącym osobą fizyczną (np. spółkom).
Rodzaje certyfikatów KSeF
Wyróżniamy dwa główne typy certyfikatów:
Certyfikat typu 1 (uwierzytelnienie) — służy do uwierzytelniania w systemie zarówno w sesjach interaktywnych, jak i wsadowych. Umożliwia dostęp do uprawnień powiązanych z numerem NIP lub PESEL zapisanym w certyfikacie.
Certyfikat typu 2 (offline) — wymagany do oznaczania faktur kodem potwierdzającym tożsamość wystawcy podczas korzystania z trybów offline (awaria, niedostępność systemu).
Certyfikaty są wydawane oddzielnie dla każdego zastosowania. W certyfikacie można rozpoznać jego typ po dopisku w nazwie („uwierzytelnianie” lub „offline”).
Jak uzyskać certyfikat KSeF?
Procedura wygląda następująco:
Wniosek o wydanie certyfikatu będzie można złożyć od 1 listopada 2025 r. za pośrednictwem Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU).
O certyfikat mogą ubiegać się m.in. osoby uprawnione w KSeF, osoby fizyczne zgłoszone na ZAW-FA, właściciele jednoosobowych działalności, czy podatnicy reprezentowani przez osoby z uprawnieniami właścicielskimi.
Przy składaniu wniosku konieczna jest autoryzacja – np. przez podpis zaufany, podpis kwalifikowany lub elektroniczną pieczęć kwalifikowaną.
Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku certyfikat stanie się dostępny do pobrania przez wnioskującego.
Procedura ta czasowo (od listopada 2025 do stycznia 2026) będzie realizowana w MCU, a od lutego 2026 funkcjonalność zostanie przeniesiona do API KSeF 2.0 i Aplikacji Podatnika.
Zarządzanie i bezpieczeństwo certyfikatów
Certyfikaty KSeF pełnią analogiczną funkcję do certyfikatów kwalifikowanych i również zawierają dane osobowe lub dane firmy. Certyfikaty wydane na dane firmy nie są powiązane z konkretną osobą — można nimi elastycznie zarządzać w zależności od potrzeb organizacji.
Certyfikat pozostaje ważny maksymalnie przez 2 lata i może zostać unieważniony lub przekazany innym osobom według firmowych procedur. Organizacja powinna zadbać o właściwą ewidencję i rozliczalność operacji wykonywanych przy użyciu certyfikatów firmowych.
Przyszłość i wygoda stosowania
Od lutego 2026 do końca 2026 roku będzie możliwe równoległe korzystanie z certyfikatów KSeF oraz dotychczasowych tokenów. Jednak od 2027 r. jedyną metodą uwierzytelnienia pozostaną certyfikaty KSeF. Korzystanie z nich gwarantuje bezpieczeństwo, szybkość i prostotę, a także skuteczne działanie systemu nawet w razie awarii lub braku dostępu do internetu.
Certyfikaty KSeF są więc podstawowym rozwiązaniem dla firm, które chcą działać nowocześnie, bezpiecznie i zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie e-faktury.