Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny, który od 1 lutego 2026 r. stanie się obowiązkowy dla większości firm w Polsce. System ten służy do wystawiania, odbierania i przechowywania tzw. faktur ustrukturyzowanych, automatycznie nadaje każdej fakturze unikatowy numer oraz zapewnia jej bezpieczeństwo i autentyczność.
Podstawy prawne i harmonogram wdrożenia
KSeF został wprowadzony na podstawie ustaw oraz zgody Rady Unii Europejskiej. Przewidziano fazowanie wdrożenia obowiązku:
od 1 lutego 2026 r. – dla firm, których sprzedaż brutto przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
Do końca 2026 roku obowiązuje okres przejściowy, w którym można wystawiać faktury także w formie elektronicznej lub papierowej, jeśli miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł. Szczególne zasady dotyczą również faktur z kas rejestrujących i uproszczonych paragonów.
Kogo dotyczy obowiązek KSeF?
Z KSeF muszą korzystać:
przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT z siedzibą w Polsce,
przedsiębiorcy zwolnieni z VAT,
podatnicy korzystający z unijnych procedur OSS z polskim NIP-em.
Wyłączeniu podlegają m.in. mikroprzedsiębiorcy poniżej określonych progów, podatnicy zagraniczni bez stałego miejsca działalności w Polsce oraz transakcje B2C (faktury konsumenckie) i niektóre procedury międzynarodowe.
Certyfikaty KSeF – nowa metoda uwierzytelniania
Ważnym elementem KSeF będą certyfikaty służące do uwierzytelniania użytkowników systemu, zwłaszcza w trybach offline. Wnioski o certyfikaty będzie można składać w dedykowanym Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) od 1 listopada 2025 r. Certyfikaty będą wydawane osobom fizycznym, podmiotom gospodarczym oraz użytkownikom uprawnionym przez podatnika – po uprzedniej identyfikacji np. za pomocą podpisu zaufanego czy kwalifikowanej pieczęci.
Od lutego 2026 r. certyfikaty staną się podstawową formą uwierzytelniania i będą wymagane przy wystawianiu faktur w trybie offline, awaryjnym oraz podczas braku dostępu do sieci.
Co jeszcze warto wiedzieć o KSeF?
Do KSeF mogą być przekazywane faktury z załącznikami (np. dane techniczne czy szczegółowe wyliczenia ceny), jeśli wcześniej zgłoszono ten zamiar w e-Urzędzie Skarbowym.
Nie wszystkie dokumenty przesyła się przez KSeF – przykładowo faktury pro forma i noty korygujące nie podlegają temu obowiązkowi.
Od 2027 roku certyfikaty KSeF zastąpią inne metody uwierzytelniania, takie jak tokeny, które będą funkcjonować wyłącznie do końca 2026 r..
Stosowanie KSeF już od 2026 roku stanie się kluczowym elementem rozliczeń podatkowych w Polsce. Warto odpowiednio wcześniej przygotować procesy polskiej firmy, a wszelkie szczegóły oraz pomoc wdrożeniową zapewni Spec Tax Group.