Pracę zdalną można realizować na podstawie uzgodnienia między pracodawcą a pracownikiem. Pracownik może wykonywać pracę w pełni lub częściowo w miejscu wskazanym przez niego samodzielnie i uzgodnionym z pracodawcą, również pod adresem zamieszkania pracownika. Praca zdalna obejmuje korzystanie z narzędzi do komunikacji na odległość.
Uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej
Możliwość wykonywania pracy zdalnej powinna być uzgodniona między stronami umowy o pracę. Taka zgoda może być wyrażona na dwa sposoby: podczas zawierania umowy o pracę lub w trakcie już trwającego zatrudnienia.
Jeżeli porozumienie o pracy zdalnej powstaje w trakcie zatrudnienia, to może być inicjowane zarówno przez pracodawcę, jak i na wniosek pracownika, który może zgłosić go w formie papierowej lub elektronicznej. Warto zauważyć, że ta sytuacja stanowi wyjątek od zasady, zgodnie z którą zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej, o czym mówi art. 29 § 4 Kodeksu pracy.
Wniosek o pracę zdalną – co zawiera ?
Brak oficjalnego wzoru wniosku o pracę zdalną oznacza, że zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą opracować własny dokument. W związku z tym prośba o pracę zdalną może mieć formę krótkiego zdania, na przykład: „Zgodnie z art. 67(19) § 2 Kodeksu pracy składam wniosek o uzgodnienia dotyczące pracy zdalnej”. Wniosek ten nie jest zobowiązany do zawierania dodatkowych informacji.
Mimo to, uznaje się za korzystne rozszerzenie formularza o dodatkowe dane, takie jak:
- Data rozpoczęcia pracy zdalnej.
- Informacja, czy w firmie istnieje porozumienie ze związkami zawodowymi lub regulamin dotyczący pracy zdalnej.
- Wskazanie miejsca, w którym praca zdalna będzie wykonywana.
- Oświadczenie pracownika potwierdzające spełnienie wymogów BHP na stanowisku pracy zdalnej.
Czy wniosek pracownika o pracę zdalną musi być zaakceptowany?
Pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek o pracę zdalną, zwłaszcza jeśli pracownik:
- Jest w ciąży.
- Jest rodzicem:
- Wychowującym dziecko do ukończenia 4 lat.
- Opiekującym się dzieckiem posiadającym zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu lub nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które pojawiły się w okresie prenatalnym lub podczas porodu.
- Posiadającym dziecko z orzeczeniem o niepełnosprawności, umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności.
- Posiadającym dziecko z opinią o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju, orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego lub zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.
- Sprawującym opiekę nad innym członkiem rodziny lub osobą w wspólnym gospodarstwie domowym z orzeczeniem o niepełnosprawności lub znacznym stopniu niepełnosprawności.
Pracodawca może odmówić uwzględnienia takiego wniosku jedynie w sytuacji, gdy praca zdalna nie jest możliwa ze względu na organizację lub rodzaj wykonywanej pracy przez pracownika. Dodatkowo, pracodawca zobowiązany jest przedstawić piśmienną argumentację odmowy w ciągu 7 dni roboczych od złożenia wniosku przez pracownika.
Dodatkowe obowiązki związane z pracą zdalną
Zgodnie z postanowieniami art. 67(24) § 1 Kodeksu pracy, pracodawca, w związku z pracą zdalną, ma obowiązek:
- Dostarczenia niezbędnych materiałów i narzędzi pracy umożliwiających wykonywanie pracy zdalnej.
- Zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy lub pokrycia związanych z tym kosztów.
- Pokrycia kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych potrzebnych do pracy zdalnej.
- Pokrycia innych związanych z pracą zdalną kosztów, jeśli zwrot tych kosztów jest określony w dokumentach związanych z pracą zdalną.
- Zapewnienia szkolenia i pomocy technicznej potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej.
W przypadku, gdy pracodawca nie dostarczy niezbędnych materiałów i narzędzi, może wypłacać ryczałt lub ekwiwalent.
Zapewnienie materiałów, narzędzi pracy oraz pokrycie kosztów związanych z pracą zdalną przez pracodawcę nie stanowią przychodu, co oznacza, że są wyłączone z opodatkowania i nie podlegają składkom.
Dodatkowo, pracodawca musi ustalić procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzić, jeśli to konieczne, instruktaż i szkolenie w tej dziedzinie.
Czy możliwe jest zaprzestanie pracy zdalnej?
Co do możliwości zakończenia pracy zdalnej, przepisy przewidują, że obie strony mogą złożyć wiążący wniosek o jej zakończenie. Po złożeniu wniosku, strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków pracy, który nie może być dłuższy niż 30 dni od daty złożenia wniosku. W przypadku braku porozumienia, powrót do poprzednich warunków następuje następnego dnia po upływie 30 dni od daty złożenia wniosku.
Pracownicy wykonujący pracę zdalną na swój wniosek, na przykład rodzice dzieci do lat 4, mogą zakończyć pracę zdalną, gdy dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe z powodu organizacji lub rodzaju wykonywanej pracy.