Polityka prywatności i plików cookies

Zasady przetwarzania danych osobowych w serwisie spectax.pl: formularz wyceny, kontakt z biurem, profile w mediach społecznościowych oraz pliki cookies.

Data obowiązywania: 27 października 2026 r.

Spis treści

  1. Administrator danych
  2. Czego dotyczy ta polityka
  3. Jakie dane przetwarzamy
  4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
  5. Formularz wyceny i kontakt
  6. Jak długo przechowujemy dane
  7. Komu przekazujemy dane
  8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
  9. Twoje prawa
  10. Czy musisz podać dane
  11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
  12. Pliki cookies i podobne technologie
  13. Jak zarządzać zgodami
  14. Profile w mediach społecznościowych
  15. Bezpieczeństwo
  16. Linki do innych stron
  17. Zmiany polityki

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

Spec Tax Group sp. z o.o.
ul. Orzechowa 18, 50-540 Wrocław
NIP: 899-275-26-34, REGON: 022388352, KRS: 0000504905

W sprawach dotyczących danych osobowych, w tym realizacji Twoich praw, możesz skontaktować się z nami:

2. Czego dotyczy ta polityka

Polityka opisuje, jak przetwarzamy dane osób, które odwiedzają serwis spectax.pl (dalej: „Serwis”), wysyłają formularz wyceny, kontaktują się z biurem e-mailem lub telefonicznie albo odwiedzają nasze profile w mediach społecznościowych. Wyjaśnia też, jakich plików cookies i podobnych technologii używa Serwis.

Polityka nie dotyczy danych, które przetwarzamy w ramach świadczenia usług księgowych, kadrowych i płacowych dla klientów (np. danych pracowników i kontrahentów klienta). Zasady ich przetwarzania określa umowa o świadczenie usług, w tym umowa powierzenia przetwarzania danych, oraz informacja przekazywana przy jej zawarciu.

3. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od tego, jak korzystasz z Serwisu, możemy przetwarzać:

  • dane z formularza wyceny – adres e-mail, NIP firmy oraz informacje o działalności potrzebne do wyceny: forma działalności, rodzaj księgowości, liczba dokumentów w miesiącu, status podatnika VAT, informacja o transakcjach zagranicznych, potrzeba obsługi kadrowo-płacowej i liczba osób zatrudnionych na umowę o pracę lub umowy cywilnoprawne;
  • dane z korespondencji i rozmów – imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz inne informacje, które sam przekażesz;
  • dane techniczne – adres IP, datę i godzinę wizyty, adres odwiedzanej strony, typ urządzenia i przeglądarki, zapisywane m.in. w logach serwera;
  • dane z plików cookies i podobnych technologii – w zakresie wynikającym z Twoich ustawień zgód (opisujemy je w punkcie 12).

Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, NIP firmy i firmowy adres e-mail mogą być Twoimi danymi osobowymi – wtedy traktujemy je zgodnie z tą polityką.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

  • Formularz wyceny – przygotowanie wyceny i odpowiedź na zapytanie, czyli działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
  • Kontakt e-mailowy i telefoniczny – odpowiedź na wiadomość i prowadzenie korespondencji; podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes, czyli komunikacja z osobami, które się do nas zwracają (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  • Zawarcie i wykonanie umowy – jeżeli po wycenie zdecydujesz się na współpracę: przygotowanie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz realizacja obowiązków wynikających z przepisów, którym podlega biuro rachunkowe, w tym przepisów podatkowych i o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
  • Roszczenia – ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  • Bezpieczeństwo Serwisu – zapewnienie prawidłowego działania strony, wykrywanie nadużyć i obsługa logów technicznych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  • Statystyki i analiza korzystania z Serwisu (Google Analytics, Microsoft Clarity) – na podstawie Twojej zgody wyrażonej w ustawieniach cookies (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
  • Pomiar skuteczności reklam i remarketing (Meta Pixel) – na podstawie Twojej zgody wyrażonej w ustawieniach cookies (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
  • Zapisanie Twoich wyborów dotyczących cookies – wykazanie, że zgody zostały wyrażone lub odrzucone, co wynika z obowiązków administratora (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 7 ust. 1 RODO).
  • Prowadzenie profili w mediach społecznościowych – komunikacja z obserwującymi i informowanie o działalności biura (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

5. Formularz wyceny i kontakt

Formularz wyceny

Formularz w stopce Serwisu służy do przygotowania bezpłatnej wyceny usług. Dane z formularza trafiają na skrzynkę e-mail biura i są zapisywane w bazie danych Serwisu. Używamy ich wyłącznie do przygotowania wyceny i kontaktu w tej sprawie – nie zapisujemy Cię do newslettera i nie przekazujemy danych innym firmom w celach marketingowych.

Jeżeli wyrazisz zgodę na cookies analityczne lub reklamowe, do Google Analytics i Meta trafia informacja, że formularz został wysłany (zdarzenie konwersji). Nie przekazujemy w niej treści formularza ani adresu e-mail.

Kontakt e-mailowy i telefoniczny

Gdy piszesz do nas lub dzwonisz, przetwarzamy dane potrzebne do obsługi sprawy: dane kontaktowe i informacje, które sam przekażesz. Rozmowy z klientami mogą odbywać się także w formie wideorozmowy – wtedy przetwarzamy dane potrzebne do jej przeprowadzenia (imię i nazwisko, adres e-mail, wizerunek i głos w czasie rozmowy).

6. Jak długo przechowujemy dane

  • Zapytania z formularza wyceny – do czasu udzielenia odpowiedzi, a jeżeli nie dojdzie do zawarcia umowy – nie dłużej niż 12 miesięcy od wysłania wyceny, abyśmy mogli wrócić do rozmowy, jeśli się odezwiesz.
  • Korespondencja – przez czas potrzebny do załatwienia sprawy; korespondencja istotna dla ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – do upływu terminów ich przedawnienia.
  • Dane klientów – przez czas obowiązywania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa (w szczególności podatkowymi, o rachunkowości i o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy) oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
  • Logi techniczne – przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu, zgodnie z konfiguracją dostawcy hostingu.
  • Dane z cookies – do czasu wycofania zgody albo wygaśnięcia danego pliku cookie (okresy podajemy w punkcie 12).

Po upływie tych okresów dane usuwamy lub anonimizujemy. Mogą one przez pewien czas pozostawać w kopiach zapasowych, aż do ich automatycznego nadpisania, bez dalszego wykorzystywania.

7. Komu przekazujemy dane

Dane mogą otrzymać podmioty, które pomagają nam prowadzić Serwis i biuro, działające na nasze polecenie, w szczególności:

  • dostawcy hostingu, poczty elektronicznej i usług informatycznych,
  • CookieYes – dostawca narzędzia do zarządzania zgodami na cookies,
  • Google – Google Tag Manager, Google Analytics oraz mapa Google w stopce Serwisu,
  • Microsoft – Microsoft Clarity,
  • Meta Platforms – Meta Pixel,
  • Trustindex – dostawca widżetu wyświetlającego opinie z Google,
  • podmioty świadczące nam usługi prawne, doradcze i serwisowe.

Dane możemy też udostępnić organom publicznym, jeżeli wymagają tego przepisy prawa. Część dostawców (np. Google, Microsoft, Meta) przetwarza dane także jako odrębni administratorzy – na zasadach opisanych w ich politykach prywatności.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z usług Google, Microsoft i Meta może wiązać się z przekazaniem danych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w szczególności do USA. W takim przypadku dane są chronione na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym EU-US Data Privacy Framework – wobec podmiotów nim objętych) albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

9. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych masz prawo do:

  • dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
  • sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych,
  • usunięcia danych – gdy spełnione są przesłanki z art. 17 RODO,
  • ograniczenia przetwarzania,
  • przenoszenia danych – gdy przetwarzamy je na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany,
  • sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie,
  • cofnięcia zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem,
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Aby skorzystać z praw, napisz na [email protected].

10. Czy musisz podać dane

Podanie danych jest dobrowolne. Bez adresu e-mail i pozostałych pól oznaczonych w formularzu jako wymagane nie przygotujemy wyceny, a bez danych kontaktowych nie odpowiemy na wiadomość. Podanie danych potrzebnych do zawarcia umowy jest warunkiem jej zawarcia, a w zakresie wynikającym z przepisów (np. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy) – obowiązkiem ustawowym.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Wycenę przygotowuje pracownik biura.

12. Pliki cookies i podobne technologie

Cookies to niewielkie pliki zapisywane na Twoim urządzeniu podczas korzystania z Serwisu. Używamy ich w podziale na kategorie:

  • Niezbędne – zapamiętują Twoje ustawienia zgód; są zawsze aktywne, bo bez nich Serwis nie mógłby zapamiętać Twojego wyboru.
  • Funkcjonalne – umożliwiają dodatkowe funkcje Serwisu.
  • Analityczne – pomagają zrozumieć, jak korzystasz z Serwisu (Google Analytics, Microsoft Clarity). Clarity może rejestrować ruch myszy, kliknięcia i przewijanie strony.
  • Wydajnościowe – służą do pomiaru działania i wydajności usług dostawców.
  • Reklamowe – pozwalają mierzyć skuteczność reklam i wyświetlać je osobom, które odwiedziły Serwis (Meta Pixel).

Cookies inne niż niezbędne zapisujemy dopiero po wyrażeniu zgody.

Wykaz plików cookies

Niezbędne

  • cookieyes-consent (spectax.pl, CookieYes) – zapamiętuje Twoje decyzje dotyczące zgód; ok. 1 roku.

Analityczne

  • _ga, _ga_* (spectax.pl, Google Analytics) – rozróżniają użytkowników i sesje na potrzeby statystyk; ok. 13 miesięcy.
  • _clck (spectax.pl, Microsoft Clarity) – przechowuje identyfikator użytkownika Clarity; ok. 1 roku.
  • _clsk (spectax.pl, Microsoft Clarity) – łączy odsłony w jedną sesję; 1 dzień.
  • SM (c.clarity.ms, Microsoft Clarity) – synchronizuje identyfikator między domenami Microsoft; do końca sesji.
  • MR (c.bing.com, Microsoft) – służy do odświeżenia identyfikatora MUID; ok. 7 dni.

Wydajnościowe

  • SRM_B (c.bing.com, Microsoft) – identyfikator używany przez usługi Microsoft; ok. 1 roku.

Reklamowe

  • MUID (clarity.ms, Microsoft) – identyfikuje przeglądarkę w usługach Microsoft; ok. 1 roku.
  • ANONCHK (c.clarity.ms, Microsoft) – techniczny plik powiązany z identyfikatorem MUID; ok. 10 minut.
  • _fbp (spectax.pl, Meta) – służy do pomiaru i wyświetlania reklam Meta; ok. 3 miesięcy.

Aktualny wykaz z opisami i okresami działania znajdziesz zawsze w panelu ustawień cookies. Okresy podane wyżej mogą się zmienić, jeśli zmieni je dostawca narzędzia.

Pomiar bez zgody (tryb zgody Google)

Serwis korzysta z trybu uzyskiwania zgody Google (Consent Mode). Jeśli nie wyrazisz zgody na cookies analityczne i reklamowe, tagi Google nie zapisują ani nie odczytują plików cookies na Twoim urządzeniu, ale mogą przesłać do Google sygnały bez identyfikatorów cookies (np. o wyświetleniu strony). Google wykorzystuje je do zbiorczych, modelowanych statystyk.

Treści zewnętrzne

  • Mapa Google w stopce Serwisu jest wczytywana z serwerów Google. Wyświetlenie mapy wiąże się z przekazaniem Google danych technicznych, w tym adresu IP, a Google może zapisywać własne pliki cookies na zasadach opisanych w swojej polityce prywatności.
  • Widżet opinii Google jest wczytywany z serwerów Trustindex, które otrzymują dane techniczne, w tym adres IP.

13. Jak zarządzać zgodami

Przy pierwszej wizycie wyświetlamy baner, w którym możesz zaakceptować wszystkie cookies, odrzucić je albo wybrać poszczególne kategorie. Swoją decyzję możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać:

Cookies możesz też usuwać i blokować w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie wszystkich cookies może spowodować, że Serwis nie zapamięta Twoich wyborów.

14. Profile w mediach społecznościowych

Prowadzimy profile biura w serwisach Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube i TikTok. Gdy je odwiedzasz, komentujesz lub piszesz do nas, przetwarzamy dane widoczne na Twoim profilu i w Twoich wiadomościach, aby prowadzić komunikację i odpowiadać na pytania. W zakresie statystyk naszej strony na Facebooku jesteśmy współadministratorem danych razem z Meta Platforms Ireland Ltd. Operatorzy tych serwisów przetwarzają dane także na własnych zasadach, opisanych w ich politykach prywatności.

Linki do naszych profili w stopce Serwisu to zwykłe odnośniki – dane trafiają do operatora serwisu dopiero, gdy w nie klikniesz.

15. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne chroniące dane przed utratą, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub zniszczeniem, w tym szyfrowane połączenie (HTTPS), ograniczenie dostępu do danych do osób, które potrzebują ich w pracy, oraz regularne kopie zapasowe.

16. Linki do innych stron

Serwis zawiera odnośniki do stron zewnętrznych, np. serwisów urzędowych. Nie odpowiadamy za zasady prywatności stosowane przez ich właścicieli – zachęcamy do zapoznania się z ich politykami.

17. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się narzędzia używane w Serwisie, zakres przetwarzania danych lub przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a data na górze strony wskazuje, od kiedy obowiązuje.