Zmiana biura rachunkowego nie musi oznaczać chaosu w dokumentach ani ryzyka spóźnionej deklaracji. Wystarczy dobrze zaplanować moment przejścia, spisać, co zostaje przekazane, i przenieść pełnomocnictwa. Poniżej opisujemy, jak to zrobić krok po kroku.
Kiedy najlepiej zmienić biuro?
Najprościej jest zmienić biuro od początku miesiąca – wtedy jasno widać, który okres rozlicza jeszcze poprzednie biuro, a który nowe. Jeszcze wygodniejszy jest początek roku, ale wtedy trzeba ustalić, kto przygotuje rozliczenie roczne i zamknięcie poprzedniego roku. Zapisz to wprost w wypowiedzeniu i w nowej umowie.
Krok 1. Sprawdź umowę i wypowiedz ją
Sprawdź okres wypowiedzenia (często od 1 do 3 miesięcy ze skutkiem na koniec miesiąca) i formę, jakiej wymaga umowa. W wypowiedzeniu wskaż ostatni miesiąc, który rozlicza dotychczasowe biuro, oraz termin przekazania dokumentów.
Krok 2. Podpisz umowę z nowym biurem
Nowa umowa powinna określać zakres usług, datę rozpoczęcia, sposób przekazywania dokumentów i odpowiedzialność biura. Jak wygląda ten etap u nas, opisaliśmy na stronie podpisanie umowy z biurem rachunkowym.
Krok 3. Protokół przekazania dokumentacji
Dokumentacja księgowa należy do firmy, nie do biura. Przekazanie najlepiej potwierdzić protokołem, w którym wymienia się m.in.:
- księgi rachunkowe albo KPiR lub ewidencję przychodów – także w formie pliku eksportu z programu,
- rejestry VAT, wysłane pliki JPK_V7 i urzędowe potwierdzenia odbioru (UPO),
- ewidencję środków trwałych i tabelę amortyzacji,
- dokumentację płacową, listy płac i deklaracje ZUS,
- deklaracje i zeznania z ostatnich lat oraz korespondencję z urzędem skarbowym i ZUS,
- politykę rachunkowości i plan kont (przy pełnej księgowości),
- zestawienie sald rozrachunków, rozliczeń z urzędami i ewentualny remanent.
Krok 4. Pełnomocnictwa i uprawnienia
- Urząd skarbowy – odwołaj pełnomocnictwo UPL-1 dla poprzedniego biura i udziel nowego, aby nowe biuro mogło podpisywać i wysyłać deklaracje.
- ZUS – odwołaj i nadaj pełnomocnictwo ZUS PEL (najwygodniej przez eZUS).
- KSeF – odbierz uprawnienia poprzedniemu biuru i nadaj je nowemu, aby mogło pobierać faktury z Krajowego Systemu e-Faktur.
- Inne dostępy – np. do programu do fakturowania, bankowości (tylko podgląd) czy PPK.
Krok 5. Zaktualizuj dane w rejestrach
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, w CEIDG wskaż nowe miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej. Spółki aktualizują te dane w zgłoszeniu aktualizacyjnym do urzędu skarbowego.
Krok 6. Weryfikacja na start
Nowe biuro powinno sprawdzić bilans otwarcia lub stan ksiąg, salda rozrachunków z urzędami i ostatnie deklaracje. Jeśli wyjdą zaległości lub błędy, warto je uporządkować od razu – zajmujemy się tym w ramach usługi wyprowadzania zaległości księgowych.
Co, jeśli poprzednie biuro zwleka z wydaniem dokumentów?
Wezwij biuro na piśmie do wydania dokumentacji w konkretnym terminie i zachowaj potwierdzenie wysłania. Brak dokumentów nie zwalnia firmy z terminów podatkowych, dlatego równolegle warto zacząć odtwarzanie danych z KSeF, wyciągów bankowych i kont w e-Urzędzie Skarbowym oraz eZUS.
Przejęcie księgowości w Spec Tax Group
Przy przejściu do nas przygotowujemy listę dokumentów do przekazania i pełnomocnictw do podpisania, a po otrzymaniu dokumentacji sprawdzamy stan ksiąg. Zobacz też, na co zwrócić uwagę przy wyborze biura, albo od razu poproś o bezpłatną wycenę.
Treść ma charakter ogólny i informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.