Stan prawny: październik 2026 r.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy VAT odbierają faktury od kontrahentów przez KSeF, a od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął większość firm. Każda faktura dostaje w systemie unikalny numer KSeF.
Harmonogram wdrożenia KSeF
Obowiązek wprowadzono etapami:
- 1 lutego 2026 r. – wystawianie faktur w KSeF przez firmy, których sprzedaż w 2024 r. (z VAT) przekroczyła 200 mln zł. Od tego dnia wszyscy podatnicy odbierają faktury przez KSeF.
- 1 kwietnia 2026 r. – wystawianie faktur w KSeF przez pozostałych przedsiębiorców.
- do 31 grudnia 2026 r. – okres przejściowy. Poza KSeF (papierowo lub elektronicznie) faktury mogą wystawiać firmy, u których miesięczna wartość sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekracza 10 000 zł. Limit liczy się według daty wystawienia faktury, a po jego przekroczeniu kolejne faktury trafiają już do KSeF. W tym okresie poza KSeF można też wystawiać faktury z kas rejestrujących.
- 1 stycznia 2027 r. – koniec okresu przejściowego. Od tej daty mają też obowiązywać sankcje za niestosowanie KSeF.
Kogo dotyczy obowiązek KSeF?
Faktury w KSeF wystawiają przy sprzedaży dla firm (B2B):
- czynni podatnicy VAT z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce,
- podatnicy zwolnieni z VAT (podmiotowo lub przedmiotowo).
Obowiązek nie obejmuje m.in.:
- faktur dla konsumentów (B2C) – można je wystawić w KSeF, ale nie trzeba,
- faktur wystawianych w procedurach OSS i IOSS,
- podatników zagranicznych bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.
Certyfikaty KSeF i logowanie
Certyfikaty KSeF wydaje Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU), dostępny od 1 listopada 2025 r. Certyfikat służy do logowania w KSeF oraz do wystawiania faktur w trybie offline, w którym na fakturze umieszcza się kody QR. Do końca 2026 r. można logować się także tokenem, a od 2027 r. tokeny przestają działać.
Więcej przeczytasz we wpisach Certyfikaty KSeF i Kody weryfikujące w KSeF.
Co jeszcze warto wiedzieć o KSeF?
- Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF i aplikację mobilną. Do logowania potrzebny jest np. profil zaufany, podpis kwalifikowany, token lub certyfikat KSeF.
- Do faktur w KSeF można dołączać załączniki (np. dane techniczne lub szczegółowe wyliczenia), jeśli wcześniej zgłoszono to w e-Urzędzie Skarbowym.
- Faktury pro forma i noty korygujące nie są przesyłane do KSeF.
- Gdy KSeF jest niedostępny, faktury wystawia się w trybie offline lub awaryjnym i przesyła do systemu w terminie wskazanym w przepisach.
Jak pomagamy przy KSeF
Prowadząc Twoją księgowość, na podstawie nadanych nam uprawnień w KSeF pobieramy faktury zakupowe z systemu i ujmujemy je w ewidencji oraz w plikach JPK. Zobacz rozliczenia VAT i JPK, a jeśli wybierasz narzędzie do wystawiania faktur – program do faktur KSeF. Bezpłatna wycena w 24 h.
Źródła: ksef.podatki.gov.pl, Ministerstwo Finansów. Treść ma charakter ogólny i informacyjny, nie stanowi porady podatkowej.