Rok 2026 był dla większości firm czasem nauki pracy z Krajowym Systemem e-Faktur. Od 1 stycznia 2027 r. kończą się ostatnie ulgi, które ustawodawca przewidział na okres przejściowy. KSeF obejmie najmniejsze firmy, paragon z NIP-em przestanie zastępować fakturę, a płacąc kontrahentowi przelewem, trzeba będzie podać numer KSeF faktury.
Poniżej wyjaśniamy, czego dokładnie dotyczą te zmiany, kogo obejmą i co warto zrobić jeszcze w grudniu, żeby styczeń przebiegł spokojnie.
W skrócie
Co zmienia się 1 stycznia 2027 r.?
- Koniec limitu 10 000 zł. Firmy, które dotąd wystawiały faktury poza KSeF dzięki niskiej sprzedaży, muszą przejść do systemu.
- Koniec faktur z kasy fiskalnej poza KSeF. Faktura dla firmy do sprzedaży zarejestrowanej na kasie powstaje w KSeF.
- Paragon z NIP-em nie jest już fakturą uproszczoną. Nie odliczysz na jego podstawie VAT.
- Numer KSeF w tytule przelewu. Obowiązek dotyczy płatności między czynnymi podatnikami VAT.
- Kary za błędy w KSeF prawdopodobnie dopiero od 2028 r. Rząd przyjął w tej sprawie projekt ustawy.
Zmiana 1
Najmniejsze firmy wchodzą do KSeF
W 2026 r. część przedsiębiorców mogła nadal wystawiać faktury papierowe lub w PDF. Dotyczyło to podatników, u których łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowanej fakturami nie przekraczała 10 000 zł miesięcznie. To rozwiązanie działa tylko do 31 grudnia 2026 r. Jeżeli limit został przekroczony wcześniej, obowiązek KSeF zaczął się już od kolejnej faktury.
Od 1 stycznia 2027 r. każda faktura wystawiana firmie przez czynnego lub zwolnionego z VAT przedsiębiorcę musi powstać w KSeF, bez względu na skalę działalności. Dotyczy to także jednoosobowych firm wystawiających kilka faktur w roku.
Faktury z kasy fiskalnej również w KSeF
Ten sam termin kończy możliwość wystawiania poza KSeF faktur do sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej. Jeśli w sklepie, salonie czy warsztacie klient firmowy poprosi o fakturę, trzeba ją wystawić w KSeF. Faktury dla klientów prywatnych, czyli konsumentów, nadal mogą powstawać poza systemem.
Nie potrzebujesz płatnego programu. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF oraz aplikację mobilną, a wiele banków oferuje moduł KSeF w bankowości internetowej.
Zmiana 2
Koniec paragonów z NIP-em jako faktur
Do końca 2026 r. paragon z NIP-em nabywcy na kwotę do 450 zł brutto (lub 100 euro) jest fakturą uproszczoną. Na tej podstawie wielu przedsiębiorców rozlicza drobne zakupy: paliwo, parking, materiały biurowe czy przybory z marketu. Od 1 stycznia 2027 r. paragon z NIP-em traci ten status.
do 31.12.2026
Paragon z NIP-em wystarcza
Zakup do 450 zł brutto z NIP-em na paragonie to faktura uproszczona. Możesz ująć go w kosztach i odliczyć VAT bez dodatkowych dokumentów.
od 1.01.2027
Potrzebna faktura z KSeF
Paragon nadal potwierdza zakup, ale nie daje prawa do odliczenia VAT. Żeby rozliczyć wydatek w firmie, poproś sprzedawcę o fakturę. Trafi ona do Ciebie przez KSeF.
Pamiętaj o kolejności. Fakturę do paragonu można wystawić firmie tylko wtedy, gdy na paragonie jest jej NIP. Podawaj więc numer NIP przy kasie, zanim sprzedawca zakończy transakcję. Później nie da się go dopisać, a bez niego sprzedawca nie wystawi Ci faktury.
Co z kosztami? Sam paragon zwykle nie wskazuje, kto jest nabywcą, dlatego jest słabym dowodem przy rozliczaniu kosztów i łatwo go zakwestionować. Najbezpieczniej od stycznia przy każdym firmowym zakupie od razu prosić o fakturę.
Zmiana 3
Przelewy z numerem KSeF
Każda faktura przyjęta przez KSeF dostaje unikalny numer identyfikujący. Od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, który płaci przelewem innemu czynnemu podatnikowi VAT za fakturę wystawioną w KSeF, musi podać ten numer w tytule płatności (art. 108g ustawy o VAT). Status sprzedawcy sprawdza się na dzień zapłaty na białej liście podatników VAT.
1
Zwykły przelew
W tytule przelewu zamiast samego numeru faktury wpisujesz jej numer KSeF. Obowiązek dotyczy też polecenia zapłaty i innych form płatności, które mają tytuł.
2
Kilka faktur naraz
Płacąc jednym przelewem za kilka faktur od tego samego dostawcy, nie wypisujesz wszystkich numerów. Podajesz identyfikator zbiorczy, który generuje się w KSeF.
3
Podzielona płatność
W komunikacie przelewu MPP numer KSeF zastępuje numer faktury. Kwota VAT, kwota brutto i NIP dostawcy wpisuje się tak jak dotąd.
Gdzie znajdziesz numer KSeF?
- na liście faktur zakupowych w KSeF lub w programie księgowym, w kolumnie „Numer KSeF”,
- na wydruku lub w PDF faktury, zwykle pod kodem QR,
- w module KSeF w bankowości internetowej, jeśli Twój bank go oferuje. Wtedy numer często uzupełnia się automatycznie.
Kiedy numer KSeF nie jest potrzebny?
- gdy płacisz jako konsument albo jako firma zwolniona z VAT,
- gdy sprzedawca nie jest czynnym podatnikiem VAT,
- przy płatności gotówką lub inną formą bez tytułu przelewu,
- przy zaliczce zapłaconej na podstawie faktury pro forma, bo pro forma nie jest fakturą i nie ma numeru KSeF,
- gdy faktura nie trafiła do KSeF, bo została wystawiona w trybie awaryjnym lub w czasie ogłoszonej awarii systemu.
Stan na 8 listopada 2026 r.
Kary za błędy w KSeF dopiero od 2028 r.?
Zgodnie z obecnymi przepisami kary pieniężne za naruszenia związane z KSeF miały zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. W październiku 2026 r. Rada Ministrów przyjęła jednak projekt ustawy, który przesuwa je do 31 grudnia 2027 r. Projekt trafił do prac w parlamencie i nie jest jeszcze obowiązującym prawem.
Nawet jeśli zmiana wejdzie w życie, sam obowiązek wystawiania faktur w KSeF i podawania numeru KSeF w przelewach od stycznia pozostaje. Ministerstwo Finansów zapowiada, że przez ten czas będzie przede wszystkim przypominać i upominać, ale uporczywe pomijanie KSeF może skończyć się czynnościami sprawdzającymi lub kontrolą. Faktura wystawiona poza systemem, gdy powinna trafić do KSeF, nadal nie jest prawidłowo wystawioną fakturą.
Lista kontrolna
Co zrobić przed 1 stycznia 2027 r.?
- Sprawdź dostęp do KSeF. Jeśli jeszcze nie logowałeś się do systemu, zrób to teraz przez profil zaufany, e-dowód lub podpis kwalifikowany i nadaj uprawnienia biuru rachunkowemu.
- Wybierz narzędzie do faktur. Wystarczy bezpłatna aplikacja Ministerstwa Finansów, moduł w banku lub program, z którego już korzystasz, o ile jest zintegrowany z KSeF.
- Ustal zasady w sklepie lub punkcie usługowym. Zdecyduj, kto i w jakim programie wystawi fakturę w KSeF, gdy klient firmowy poprosi o nią przy kasie.
- Uprzedź osoby robiące zakupy dla firmy. Paragon z NIP-em już nie wystarczy, przy każdym zakupie trzeba prosić o fakturę.
- Sprawdź bankowość internetową. Zobacz, czy bank pobiera numery KSeF automatycznie i czy obsługuje identyfikator zbiorczy.
- Zrób przegląd stałych przelewów. Szablony i zlecenia stałe dla kontrahentów VAT trzeba uzupełnić o numer KSeF z bieżącej faktury.
Spokojne wejście w KSeF ze Spec Tax Group
Naszym klientom pomagamy przejść przez zmiany w KSeF krok po kroku: od nadania uprawnień, przez wybór narzędzia do fakturowania, po poprawne księgowanie faktur zakupowych i płatności. Jeśli prowadzisz małą firmę i dopiero wchodzisz do systemu, chętnie pokażemy, jak to zrobić bez stresu. Poproś o bezpłatną wycenę lub zadzwoń: 883 929 381.
Stan prawny na 8 listopada 2026 r. Treść ma charakter ogólny i informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.