Możliwość anulowania faktury istnieje wówczas, gdy wystawiona faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego poprzez jej przekazanie kontrahentowi.
Niewprowadzenie faktury do obrotu może mieć miejsce, gdy faktura:
- nie zostanie wysłana do kontrahenta
- zostanie wysłana, ale nie zostanie odebrana przez kontrahenta
- zostanie wysłana i odebrana, a następnie odesłana przez kontrahenta (w taki sposób, że podatnik posiada oba egzemplarze faktur – oryginał i kopię – a kontrahent nie uwzględnił faktury w swoich ewidencjach), a jednocześnie nie doszło do zrealizowania transakcji.
Anulowanie faktury powinno dotyczyć wyłącznie sytuacji, kiedy faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego i dokumentuje czynność niedokonaną, w konsekwencji może być anulowana. Przy czym anulowanie faktury powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności.