Wielu przedsiębiorców jeździ do klientów, na spotkania czy do hurtowni samochodem, który kupili prywatnie i nigdy nie wprowadzili do firmy. To w pełni legalne, a część wydatków na takie auto można zaliczyć do kosztów i odliczyć od nich VAT. Warto jednak mieć to porządnie udokumentowane.
Do tego służy oświadczenie o używaniu prywatnego samochodu do celów służbowych. Poniżej wyjaśniamy, kiedy się przydaje, ile realnie odliczysz i co powinno się w nim znaleźć. Na końcu artykułu czeka na Ciebie darmowy wzór do pobrania w formacie Word i PDF.
W skrócie
Najważniejsze informacje
- Oświadczenie nie jest obowiązkowe, ale porządkuje sprawę i ułatwia obronę kosztów przy kontroli.
- PIT: do kosztów zaliczysz 20% wydatków na auto, które nie jest w ewidencji środków trwałych.
- VAT: czynny podatnik VAT odliczy 50% podatku od paliwa, serwisu i innych wydatków.
- Kilometrówka nie jest potrzebna do rozliczenia PIT. Wymaga jej tylko pełne, 100% odliczenie VAT.
- Ryczałtowcy nie rozliczają kosztów, więc dla nich oświadczenie ma niewielkie znaczenie.
Czym jest to oświadczenie i czy musisz je mieć?
To krótki dokument, w którym przedsiębiorca potwierdza, że wykorzystuje w działalności swój prywatny samochód. Wskazuje w nim dane pojazdu, tytuł prawny do auta, datę rozpoczęcia używania go w firmie oraz sposób rozliczania wydatków.
Przepisy nie nakładają obowiązku sporządzenia takiego oświadczenia. Nie ma też urzędowego formularza ani terminu. W praktyce to jednak bardzo przydatny dokument. Biuro rachunkowe od razu wie, jak księgować faktury za paliwo, serwis czy myjnię, a Ty w razie kontroli masz na piśmie, od kiedy i na jakiej podstawie samochód służy firmie.
Dotyczy tylko auta spoza ewidencji
Opisane tu zasady dotyczą samochodu, który pozostaje w Twoim majątku prywatnym. Jeśli auto zostało wprowadzone do ewidencji środków trwałych, rozlicza się je jak samochód firmowy: przez amortyzację i 75% wydatków eksploatacyjnych przy użytku mieszanym. Oświadczenia nie składasz w urzędzie skarbowym. Przekazujesz je księgowej i przechowujesz w dokumentacji firmy.
Ile kosztów i VAT odliczysz?
20%
Podatek dochodowy (PIT)
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT do kosztów zaliczysz 20% wydatków na używanie prywatnego samochodu osobowego, w tym paliwa, napraw, przeglądów i ubezpieczenia. Od 2019 r. nie musisz prowadzić do tego kilometrówki.
50%
Podatek VAT
Czynny podatnik VAT odliczy 50% podatku naliczonego od wydatków na samochód używany także prywatnie (art. 86a ust. 1 ustawy o VAT). Faktury muszą być wystawione na firmę, z jej numerem NIP.
A co z pełnym odliczeniem VAT? 100% VAT można odliczyć tylko wtedy, gdy samochód służy wyłącznie działalności. Trzeba wtedy prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu, złożyć informację VAT-26 i ustalić zasady, które wykluczają prywatne użycie auta. Przy samochodzie, którym na co dzień jeździsz też prywatnie, jest to w praktyce trudne do obrony. Pamiętaj też, że nawet przy pełnym odliczeniu VAT w PIT nadal rozliczasz tylko 20% wydatków.
Nie jesteś czynnym podatnikiem VAT? Do kosztów zaliczasz 20% kwoty brutto z faktury. Rozliczasz się ryczałtem? Nie odliczasz kosztów w ogóle, więc limit 20% Cię nie dotyczy.
Przykład
Tankowanie za 1 230 zł. Ile trafi do kosztów?
Pani Marta prowadzi jednoosobową działalność, jest czynnym podatnikiem VAT i rozlicza się skalą podatkową. Do klientów jeździ własnym samochodem, którego nie wprowadziła do ewidencji środków trwałych. Tankuje paliwo za 1 230 zł brutto (1 000 zł netto + 230 zł VAT) i bierze fakturę na firmę.
- VAT do odliczenia: 50% z 230 zł, czyli 115 zł.
- Nieodliczona połowa VAT (115 zł) powiększa wydatek: 1 000 zł + 115 zł = 1 115 zł.
- Koszt w PIT: 20% z 1 115 zł, czyli 223 zł.
Gdyby pani Marta nie była czynnym podatnikiem VAT, do kosztów zaliczyłaby 20% z 1 230 zł, czyli 246 zł.
Co powinno znaleźć się w oświadczeniu?
Skoro nie ma urzędowego wzoru, treść zależy od Ciebie. Dobre oświadczenie powinno jednak zawierać kilka stałych elementów:
- Dane przedsiębiorcy: imię i nazwisko, nazwę firmy, adres i NIP.
- Dane samochodu: markę i model, numer rejestracyjny, numer VIN i rok produkcji.
- Tytuł prawny do auta: własność, współwłasność, wspólność majątkowa małżeńska albo umowa użyczenia lub najmu.
- Datę, od której samochód jest używany w działalności.
- Informację, że auto nie jest w ewidencji środków trwałych i służy celom firmowym oraz prywatnym.
- Sposób rozliczania: 20% wydatków w PIT oraz 50% VAT, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT.
- Datę i czytelny podpis.
Wszystkie te punkty znajdziesz w naszym wzorze. Wystarczy uzupełnić dane i zaznaczyć właściwe pola.
Auto współwłaściciela, małżonka lub rodzica
1
Współwłasność
Gdy jesteś współwłaścicielem auta, możesz rozliczać wydatki na takich samych zasadach. W oświadczeniu wpisz pozostałych współwłaścicieli i pilnuj, żeby faktury były wystawione na Twoją firmę.
2
Majątek wspólny małżonków
Jeśli auto kupiliście w trakcie małżeństwa i macie wspólność majątkową, możesz z niego korzystać w firmie bez dodatkowej umowy. Wystarczy zaznaczyć to w oświadczeniu.
3
Użyczenie lub najem
Auto rodzica czy partnera możesz używać na podstawie pisemnej umowy użyczenia lub najmu. Uwaga: darmowe użyczenie od osoby spoza najbliższej rodziny może oznaczać przychód z nieodpłatnego świadczenia. Taką umowę warto najpierw pokazać księgowej.
Dobrze wiedzieć
Pracownik jeździ własnym autem? To inne zasady
Nasz wzór dotyczy przedsiębiorcy, który używa własnego samochodu we własnej firmie. Gdy prywatnym autem jeździ pracownik, rozliczenie wygląda inaczej:
- pracodawca zawiera z pracownikiem umowę o używanie samochodu do celów służbowych,
- przy jazdach lokalnych wypłaca ryczałt według stawek za kilometr: 0,89 zł dla silnika do 900 cm³ i 1,15 zł powyżej 900 cm³,
- miesięczny limit kilometrów zależy od wielkości gminy: 300, 500 lub 700 km,
- pracownik co miesiąc składa oświadczenie o używaniu pojazdu, a za każdy dzień nieobecności ryczałt zmniejsza się o 1/22.
Zwrot w tych granicach jest zwolniony z PIT. Jeśli chcesz wprowadzić takie rozwiązanie w swojej firmie, pomożemy przygotować umowę i zasady rozliczeń.
Darmowy wzór
Pobierz wzór oświadczenia
Przygotowaliśmy gotowy, jednostronicowy wzór zgodny z aktualnymi przepisami. Wersję Word wypełnisz na komputerze, a PDF możesz wydrukować i uzupełnić odręcznie.
📄 Pobierz wzór w formacie Word (.docx)
Jak z niego korzystać?
- Uzupełnij swoje dane oraz dane samochodu.
- Zaznacz tytuł prawny do auta i wpisz datę, od której używasz go w firmie.
- Podpisz oświadczenie i przekaż kopię księgowej.
- Gdy sprzedasz auto lub zmienisz sposób jego używania, przygotuj nowe oświadczenie.
Samochód w firmie bez niespodzianek ze Spec Tax Group
Prywatne auto w firmie, leasing, zakup na firmę czy wycofanie samochodu z działalności to decyzje, które mają realny wpływ na podatki. Chętnie policzymy, które rozwiązanie będzie dla Ciebie najkorzystniejsze, i zadbamy o poprawne rozliczenie każdej faktury. Poproś o bezpłatną wycenę lub zadzwoń: 883 929 381.
Stan prawny na 5 listopada 2026 r. Treść ma charakter ogólny i informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.